湖北专员办按照财政部加强基础工作建设的要求，大力改善档案管理环境，念好“精”、“全”、“便”、“实”这“四字经”，突出档案在真实记录、风险防范、查询利用等方面的服务功能。

　　一、一般文书档案求“精”。一方面，根据国家档案法规制定档案“三合一”制度，按照重要性对文件进行仔细筛选，将文件装盒前的拆分、装袋、分类、盖签等工作放在平时，来一件做一件，利用分散的时间完成；将文件装盒后的整理、编目等工作集中处理，并按照永久、长期、短期和待销毁文件进行分类，将有价值的文件资料归档留存，对临时参阅的文告、通报、通讯、参考等文件分类处理，有效避免了工作堆积，提高了工作效率。另一方面，充分利用外部渠道，采取购买并保存省政府文件汇编等方式替代对省政府各类文件的归档，既精简了文件存档数量，又未损失归档文件的质量。

　　二、专业档案求“全”。对于专项检查、核查或调研工作形成的档案资料，由经办人员在工作完成后将资料按规定分为存档类、备查类、销毁类三种类型进行全面归集整理。一是存档类资料，包含所有涉及行政执法程序和重要数据的文件资料，这类资料必须送交档案室归档保存，确保要件完整、数据准确、内容规范。二是备查类资料，包括工作中制作的各类统计表、汇总资料、计算资料、信息简报等资料，由该项工作的岗位责任人员保管或处室综合人员统一管理，作为工作查询资料存放于处室资料室。三是销毁类资料，包括各种筛选掉的复印资料、计算草表等，由经办人员及时销毁，避免数据泄漏，保护被监管单位秘密。对于日常审核审批中形成的档案资料，由经办人员进行归集整理后交由档案室存档，附件较多不便集中存档的或仅需短期内备查的审核审批事项附件，经分管领导同意，可在办资料室保存，但审核审批意见及相关表格与审核审批文件一并存档。对较为特殊的如退税审批资料，每年由该项工作的岗位责任人员对资料进行集中整理，对关键资料进行取舍，并按照档案存档要求装订成册，正式向档案室办理移交。

　　三、电子档案求“便”。一是充分运用办公平台系统，实现无纸化归档和电子查询。在做好相关基础数据处理工作的基础上，通过文件汇编、资料共享以及检索统计等功能，办内人员可以根据办公平台系统中设定的权限，查询与自己工作岗位相关的各类文件，并可将收文转化为Word文档方便利用；此外，经过相应领导授权，还可以到档案室调阅其它电子文件。二是利用局域网共享技术，将部分重要收文和发文整理后在局域网上发布共享，方便大家随时了解全办工作动态和工作要求；通过在服务器上为各处室预设存储空间，各处室将各类工作台账、统计表格、备查文档存放在服务器上，按照管理权限和保密要求适度共享，增强了各类数据查询使用的便利性，有效地避免了单机运行遗失数据的风险。三是利用财经法规文件光盘和虚拟光驱等软件，将数据安装到相关人员笔记本电脑中作为固定档案，使检查人员在外勤工作期间能够随时查阅财经法规资料，提高检查效率。

　　四、档案管理求“实”。一方面，结合实际情况完善制度。先后制定了《湖北专员办档案管理暂行办法》、《湖北专员办文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》等内部规章制度。另一方面，加大考核检查力度，严格落实制度。在每半年开展一次的“双百分”考核中，对专项检查、日常监管项目进行达标考核，由考核专班对各处室的档案、资料等基础工作进行考核，检验是否达到规定标准，对于存在的不规范问题进行扣分和整改。同时，不定期组织各处室综合人员组成专班，制定实施方案，对全办以档案资料为载体的各项基础工作进行内部综合检查，根据检查情况及时完善内控机制，并将检查结果在全办通报，促进各处室切实防范执法风险，增强履职能力，提高工作绩效。